Effiziente Erstellung von Sitzungsprotokollen: Ein Leitfaden
Niemand von uns schreibt gerne Protokolle von Sitzungen, Meetings usw. vor allem weil oft zeitaufwendig - aber wie wir alle wissen notwendig!
Mit Hilfe von KI und verschiedenen Tools habe ich aber jetzt für mich einen sehr "angenehmen" Weg gefunden diesen ungeliebten Prozess erheblich zu optimieren. Hier nun meine Methoden, um Besprechungen effizient zu dokumentieren und anschließend als Protokoll zu verschriftlichen.
Mein bevorzugter Weg:
Aufnahme der Besprechung: Ich nutze die Standard-Sprachaufnahme-App meines Smartphones oder die Notizen-App meines MAC, um das Meeting aufzuzeichnen.
Upload zur Transkription: Anschließend lade ich die Audiodatei als neues Projekt auf https://podcastle.ai hoch. Dort habe ich einen. Theoretisch könnte ich auch direkt dort die Aufnahme machen, aber mit meinem Handy/MAC bin ich unabhängig einer eventuell instabilen Internetverbindung. PodcastleAI kostet im Jahr ca. € 115 bis € 145 (je nach Mengen-Bedarf). Großer Vorteil ist hier die Stimmerkennung, wenn mehr als nur eine Person am Gespräch teilnimmt.
Automatische Transkription: Die Plattform bietet eine Funktion zur automatischen Umwandlung der Audioaufnahme in Text. Diesen Text lade ich mir dann in Form einer PDF herunter.
Photodokumentation: Als kleinen Gag habe ich mir angewöhnt, dass ich von meiner handschriftlichen Mitschrift und auch von den Mitschriften aller Teilnehmer ein Photo mit dem Handy mache.
Erstellung des Protokolls: PDF und die Photos lade ich dann bei ChatGPT hoch und bitte um ein strukturiertes Protokoll. Dazu habe ich mir auch ein kleines GPT erstellt (Protokollführer-GPT) - und seither gibt es sehr schnell, sehr präzise und übersichtliche Protokolle "meiner" Sitzungen.
Alternative Methoden für die Protokollerstellung
Falls du andere Tools oder Methoden bevorzugst, hätte ich noch ein paar Vorschläge:
A. Direkt mit ChatGPT transkribieren
ChatGPT bietet eine integrierte Funktion zur Spracherkennung. Du kannst eine Audioaufnahme direkt in der ChatGPT-App starten, die dann automatisch in Text umgewandelt wird. Dies ist jedoch (aktuell) auf maximal 10 Minuten Aufnahmezeit beschränkt.
B. Nutzung von SpeakAPP
Für längere Aufnahmen eignet sich die SpeakAPP. Diese App ist sowohl für den Computer, Tablet als auch für das Smartphone verfügbar. Sie ermöglicht es, direkt Aufnahmen zu machen, die automatisch transkribiert werden. Zudem können externe Audioaufnahmen importiert und dort in Text umgewandelt werden. Besonders praktisch: Die App kann auch mit der Apple Watch genutzt werden. Jedoch liegen die Kosten mit € 15 pro Monat relativ hoch. Als zweites kostenpflichtiges Tool kann ich an dieser Stelle gerne auch Unifire erwähnen. Unifire wandelt Audio-, Text- und Videoinhalte in alles um, was man braucht. LinkedIn-Posts, Meta-Einträge, Newslettern oder Blogbeiträgen. Besonderer Vorteil: alle werden in meinem Stil erstellt, den man der KI vorher "antrainieren" kann (= "SelfShot").
C. Spracherkennung in Google Docs oder MS Word
Sowohl GoogleDocs als auch Microsoft Word bieten eine Diktierfunktion mit automatischer Transkription. Allerdings habe ich festgestellt, dass diese Funktionen häufig abbrechen oder nicht immer zuverlässig arbeiten.
Fazit
Die Wahl der richtigen Methode zur Erstellung von Sitzungsprotokollen hängt von den individuellen Anforderungen ab. Für präzise und schnelle Ergebnisse sind AI-gestützte Lösungen wie Podcastle oder SpeakAPP sehr effizient. Wer direkt in ein Textdokument transkribieren möchte, kann auf Google Docs oder Word zurückgreifen. Letztlich ermöglicht die Kombination dieser Tools eine erhebliche Zeitersparnis und eine professionelle Protokollerstellung. Ein wenig habe ich die Hoffnung, dass Apple mit "Apple Intelligence" hier zeitnah eine eigene Lösung bringt. Aber Hoffen und Wirklichkeit sind in der IT halt so eine Sache!
UPDATE 17.3.2025 - Audio Transkript mit WHISPER - LINK
Welche Methode nutzt du für deine Sitzungsprotokolle? Lass es mich in den Kommentaren wissen!
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